說起開會，讓人頭疼的不是會議本身，而是低效會議對時間的浪費(fèi)。 比如臨時拉你開了2小時的會，信息都沒同步，就要你給出建設(shè)性建議。沒看法就是不認(rèn)真、沒洞察。這種會想開就開，完全不考慮你有沒有時間。 邀你參加的時候，不允許拒絕。有種“這會沒你開不了”的感覺。你參加后，發(fā)現(xiàn)自己就是個工具人。浪費(fèi)了時間不說，還得加班完成原本的任務(wù)。 發(fā)起者滔滔不絕，會議開得像個人演講，其他人聽不懂、也抓不到有效信息，只好坐等結(jié)束。會后還要被抱怨“參會不積極，不發(fā)表個人看法，沒有參與感。” “遇事不決，先開個會”的做法沒問題。關(guān)鍵是你是否知道開會的目的，該如何正確、高效地開會。 低效會議背后的“三種主義” 做管理的二十幾年里，我開過很多會。我發(fā)現(xiàn)會議低效的原因，無非就是下面這三種情況。 第一，專業(yè)主義 所謂的專業(yè)主義，就是他總是在開會的時候告訴你，他是專業(yè)的，你要聽他的，你不聽他的，就是你不夠?qū)I(yè)。許多技術(shù)出身的領(lǐng)導(dǎo)容易出現(xiàn)這個問題，比如說技術(shù)總監(jiān)。 被專業(yè)主義思維限制的領(lǐng)導(dǎo)，總是沉浸在專業(yè)領(lǐng)域當(dāng)中，沒有向外看的意識，不會和其他部門建立鏈接。一旦出了問題，就會甩鍋、死不認(rèn)錯，非常固執(zhí)很難溝通。 任何部門的工作，都有其專業(yè)性。我常說，判斷一個部門有沒有貢獻(xiàn)，專業(yè)只是最基本的，更重要的，是它能不能為其他部門創(chuàng)造價值。 如果一味認(rèn)定別人都是錯的，只有自己的是對，沒辦法和其他部門做好溝通、協(xié)同，這個部門最終會被淘汰出局。 第二，本位主義 有本位主義思維的人，開會只會考慮本部門的利益和訴求，完全不考慮公司的目標(biāo)和長遠(yuǎn)發(fā)展，甚至把個人利益凌駕于組織利益之上。 一旦有其他部門指出問題，他會立馬發(fā)脾氣、態(tài)度強(qiáng)硬，認(rèn)為對方是來質(zhì)問他、挑戰(zhàn)他的權(quán)威。 這樣的領(lǐng)導(dǎo)，對人對己有兩套標(biāo)準(zhǔn)，善于利用規(guī)則漏洞，為自己、本部門牟利，凡是不利于他的都要反對，公司最怕的，就是存在這種精致利己主義的管理者。 同時，本位主義是跨部門溝通、協(xié)同的最大障礙，它會打造無形的部門墻，增加部門間的內(nèi)耗，浪費(fèi)公司資源。 這些本位主義的領(lǐng)導(dǎo)看似得到了很多，但是只追求自己的價值的，不在意組織利益的人，就無法創(chuàng)造更大的價值。 第三，形式主義 這里的形式主義，就是指只做表面功夫沒有結(jié)果導(dǎo)向、做給別人看的管理者。 開會浮于形式，既不落地也不執(zhí)行，怎么可能有效果？ 很多銷售主管，一到下班時間就要開會，美其名曰總結(jié)復(fù)盤。 但你只要仔細(xì)聽就能發(fā)現(xiàn)，哪怕員工的匯報(bào)跟流水賬一樣，他也毫不在意，員工提出的問題和需要協(xié)同的工作，只是口頭答應(yīng)，堅(jiān)決不會執(zhí)行。 這種形式主義的會議，也是最讓人深惡痛絕的。除了浪費(fèi)時間，沒有任何意義，員工也會被搞得疲憊不堪，影響工作效率。 正確開會的七步曲 下面，分享給你一個開會的方法，至少在酵母內(nèi)部，這個方法能極大提升會議的有效性。 我把它叫做“會議七步曲”。 第一步：明確會議目標(biāo)、達(dá)成的價值貢獻(xiàn) 就是說我們每次開會，都要目標(biāo)明確，聚焦解決一個問題。 對于日常會議，把時間控制在1小時以內(nèi)。讓與會者知道為什么開會，才能高效解決問題，帶著結(jié)論回去。 跟我開過會的人都知道，他們一進(jìn)來我就會強(qiáng)調(diào)，本次會議的目標(biāo)是什么，結(jié)束后，一定會確認(rèn)這次會議對他、對我有什么價值。 第二步：只邀請有效人員參加會議 開會的時候，只邀請有效人員參加，不要隨意擴(kuò)大和縮小會議規(guī)模。 這時候，有人會說：我怎么知道該讓誰參加，萬一漏掉了關(guān)鍵的人怎么辦？ 其實(shí)只要確定了開會的主題和要解決的問題，我們就知道誰必須參加，誰不需要參加。 下面舉幾個場景化的例子。 比如，你要開決策會，只需要讓關(guān)鍵人員參加即可。 讓不需要參與的人進(jìn)來，他們既沒有發(fā)言機(jī)會也沒有決定權(quán)，只能傻等，就是在浪費(fèi)別人的時間。 優(yōu)秀的管理者不僅要珍惜自己的時間，更要尊重他人的時間。 如果是學(xué)習(xí)分享會，要盡量多的讓相關(guān)人員參加進(jìn)來。 比如說，老板要推動一個學(xué)習(xí)分享會作為公司內(nèi)訓(xùn)。就不能只跟主管的領(lǐng)導(dǎo)說，還要跟負(fù)責(zé)執(zhí)行落地的關(guān)鍵員工直接傳達(dá)任務(wù)，因?yàn)樽鲞@件事的是關(guān)鍵員工。 否則信息向下層層傳遞，一定會出現(xiàn)誤差。到時候，就需要浪費(fèi)更多時間去糾正 。 但是對于涉及隱私的談話，像是績效面談只能一對一溝通，最多加上人力一起。 如果讓協(xié)同部門的人一起也參加，這個會很難聽到員工的真實(shí)想法。 如果你需要宣布重要事項(xiàng)，就務(wù)必讓全體成員參加，一起通知大家。 第三步：所有人做好會議相關(guān)的準(zhǔn)備 開會，主持人是關(guān)鍵。 會前，主持人要確保參與者知道會議目標(biāo)和進(jìn)度議程，確保收集到所有會議所需的報(bào)告、數(shù)據(jù)等資料。 比如很多公司的銷售會，動輒六七個小時，老問題沒解決，就要研究新問題。 這就是會議主持人在會前沒有做好準(zhǔn)備工作、安排好會議流程。 參與的人只好發(fā)散性討論，當(dāng)大家沒有聚焦在一個問題上，就容易出現(xiàn)扯皮、推諉。 你被要求參加會議，但不需要你提供數(shù)據(jù)、準(zhǔn)備資料，那說明這個會你不用參加。 第四步：有效的會議主持人 就像前一條說的，主持人需要追蹤、敦促與會者做準(zhǔn)備，控制會議進(jìn)程、確保本次會議有結(jié)論、大家能拿到結(jié)果。 主持人要把控會議的節(jié)奏和流程，保證會議方向不跑偏，始終圍繞重點(diǎn)。沒有好主持人就沒有好會議。 第五步：嚴(yán)格遵守會議流程 高效會議，必須要嚴(yán)格控制流程和時間，不在細(xì)節(jié)上做糾纏、確保會議討論事項(xiàng)能順利討論完且拿到結(jié)果。 第六步：達(dá)成共識 并不是每次開會都能拿到最終結(jié)論，哪怕只有階段性的結(jié)論，能達(dá)成共識就推動問題解決進(jìn)度。 第七步：必須有跟進(jìn)記錄 達(dá)成共識之后，有跟進(jìn)的規(guī)劃、有會議記錄，有落地的措施。 你開會是為了總結(jié)經(jīng)驗(yàn)或推動工作，會后沒有及時跟蹤反饋，也是一種浪費(fèi)，讓經(jīng)驗(yàn)白白流失。 說了這么多，那到底怎么開會呢？下面給你分享幾個開會場景的案例。 幾個開會的場景化案例 1、在線營銷部門老大和老板做營銷預(yù)算，該怎么開會？ 你首先要知道營銷預(yù)算的總池子是多少，才有目標(biāo)規(guī)劃。想清楚你要什么、老板要什么、共同目標(biāo)是什么。 提報(bào)的方案里，要體現(xiàn)雙方價值，明白你想要什么，也要明白老板要什么，你能提供什么價值。 給出具體細(xì)節(jié)：比如廣告投放下去，能帶來多少銷售額，ROI具體是多少，這筆預(yù)算如何花得有效率？ 邀請相關(guān)的人（KP）參會，包括老板、財(cái)務(wù)、人力等。 發(fā)會議通知，把分析報(bào)告發(fā)給與會的人，并要求大家都在會前看過報(bào)告。 2、與協(xié)同部門意見有分歧，如何開會？ 常見的是銷售部門和運(yùn)營部門關(guān)于線索質(zhì)量的分歧。 銷售部門認(rèn)為你提供的線索數(shù)量、質(zhì)量都不達(dá)標(biāo)； 而在線營銷部門認(rèn)為銷售可能有跟進(jìn)不及時、與客戶的溝通不專業(yè)的問題。 這種情況下，想要解決分歧、做好協(xié)同，會議目標(biāo)第一件事：想清楚你要什么，你們共同要什么。 銷售部門要提高業(yè)績。而你想要銷售線索被珍惜，提升線索轉(zhuǎn)化率，提高銷售能力，而不是急功近利或者挑三揀四，對每一個渠道來的線索應(yīng)該有不同的跟進(jìn)、轉(zhuǎn)化策略。 說到這里，其實(shí)你們共同的目標(biāo)，是為公司帶來更多業(yè)績。 所以，你想要銷售珍惜線索，就要講清楚線索是怎么來的，成本投入是多少。 通過數(shù)據(jù)分析，對比同類線索在不同銷售手里的轉(zhuǎn)化率。通過案例證明哪些線索是被浪費(fèi)掉了（不當(dāng)跟進(jìn)、客戶投訴），哪些被放棄的線索再重新跟進(jìn)后，帶來轉(zhuǎn)化成交。 你要用數(shù)據(jù)和案例來證明你的推論或者想法，因?yàn)閿?shù)據(jù)不會說謊。 最后，總結(jié)一下：只要你在會前做好充分準(zhǔn)備，厘清會議目的、參與者、會議價值、把控流程、聚焦問題，就一定能讓會議變得高效。 管理工作中，開會必不可少，但是亂開會，就是對時間最大的浪費(fèi)。而優(yōu)秀的管理者，不僅珍惜自己的時間，也尊重他人的時間。 信息來源：企業(yè)管理 |
