第一章 總則
第一條 為加強山東省裝備制造業(yè)協(xié)會（以下簡稱“協(xié)會”）檔案管理工作，有效地保護和利用檔案資源，維護協(xié)會的合法權(quán)益，特制訂本規(guī)定。 第二條 本規(guī)定所稱的檔案是指過去和現(xiàn)在協(xié)會從事各項業(yè)務(wù)、企業(yè)管理、公關(guān)宣傳等活動中所直接形成的對協(xié)會有保存價值的各種文件、文字、圖表、賬冊、憑證、報表、技術(shù)資料、電腦盤片、聲像、膠片、榮譽實物、證件等不同形式的歷史記錄。 第三條 協(xié)會秘書處有保護檔案的義務(wù)。 第四條 協(xié)會檔案工作實行統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)，分級保管和查閱的原則。 第二章 檔案管理機構(gòu)及其職責(zé)
第五條 協(xié)會秘書處指定專人負(fù)責(zé)檔案管理工作。 第六條 檔案工作由協(xié)會會長統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)，協(xié)會秘書處負(fù)責(zé)接收，收集、整理、立卷、保管檔案工作。 第七條 協(xié)會秘書處應(yīng)逐步完善檔案制度，確保檔案安全和方便利用，采用科學(xué)手段，逐步實現(xiàn)檔案管理現(xiàn)代化。 第三章 檔案的管理
第八條 檔案整理辦法： （一）方法：以問題特征為主，立小卷，一事一卷。 （二）步驟： 1、收集 當(dāng)年立前一年的卷，并預(yù)立當(dāng)年的卷。 2、整理 根據(jù)分類和成立時間整理。 3、分類 根據(jù)類別分類方法分類 4、立卷 區(qū)分不同價值確定保管期限：主要分永久、長期、短期三種。 第九條 檔案的過程管理工作：凡屬于協(xié)會各種文件、文字、圖表、賬冊、憑證、報表、技術(shù)資料、電腦盤片、聲像、膠片、榮譽實物、證件等保管的檔案資料，在事件結(jié)束后需歸檔的必須及時移交擋案室保管，任何人不得據(jù)為己有。 第十條 檔案的監(jiān)督工作由協(xié)會秘書長擔(dān)任。負(fù)責(zé)監(jiān)督檔案總目錄、預(yù)立卷材料的目錄，并進行定期或不定期的檢查，監(jiān)督檔案的管理工作。 第十一條 檔案的銷毀工作須報協(xié)會會長批準(zhǔn)，銷毀時應(yīng)有兩人以上負(fù)責(zé)監(jiān)銷，并在清單上簽字。 第十二條 協(xié)會檔案的分類及編號，要求要按有關(guān)檔案分類及編號進行操作。 第十三條 協(xié)會在開展對外業(yè)務(wù)中簽署的各種經(jīng)濟合同按《合同管理規(guī)定》處理。 第十四條 檔案的借閱工作，必須按要求應(yīng)填寫好檔案查閱單，一般不得隨意外帶有關(guān)協(xié)會重要的文件材料，確因工作需要外帶，需辦理檔案外借手續(xù)，經(jīng)秘書長核準(zhǔn)后，方可帶出，用畢即歸還。閱檔人對所借閱檔案必須妥善保管，不得私自復(fù)制、調(diào)換、涂改、污損、劃線等，更不能隨意亂放，以免遺失。 第四章 檔案備份制度
第十五條 協(xié)會所有有價值的文件、報表、業(yè)務(wù)記錄等必須備份。 第十六條 協(xié)會秘書處應(yīng)盡量采用電腦管理和工作，便于業(yè)務(wù)資料的數(shù)字化處理和保存。對存入電腦的資料、檔案，按《計算機管理辦法》管理。 第五章 處理條例
第十七條 有下列行為之一，據(jù)情節(jié)輕重，給予100-500元扣薪處理，若構(gòu)成犯罪依法追究刑事責(zé)任： 1. 毀損、丟失或擅自銷毀協(xié)會檔案； 2. 擅自向外界提供、抄摘協(xié)會檔案； 3. 涂改、偽造檔案； 4. 未及時上報歸檔或管理不善的檔案管理者； 5. 未按手續(xù)就借閱、外帶者或越級查閱者（檔案管理者同罰）。 第六章 責(zé)任
第十八條 本制度適用協(xié)會全體工作人員。 第十九條 本制度監(jiān)督責(zé)任人為協(xié)會秘書長，第一責(zé)任人為指定的資料管理員。 第七章 附則
第二十二條 本制度由秘書處負(fù)責(zé)修訂和解釋。 第二十三條 本制度經(jīng)協(xié)會批準(zhǔn)成立之日起實施。 第二十四條 本制度。
本辦法已經(jīng)2016年12月28日第一次會員大會討論通過。 山東省裝備制造業(yè)協(xié)會 2016年12月28日
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